به موجب قانون تجارت ، تجار مکلف به انجام عمل ثبت تجاری تجارتخانه خود در یکی از ادارات دوایر یا شعب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور هستند. این واحدها بر اساس مقررات وزارت دادگستری ( قوه قضاییه ) در مناطق مختلف کشور تاکنون تشکیل گردیده اند. امروزه از آنان با عنوان کلی " مرجع ثبت شرکت ها " یاد می شود. این مراجع در تهران و در مراکز استان ها و شهرستان ها وجود دارند. در شهرهای کوچک تر و مراکز بخش ها نیز معمولاَ اداره یا دایره ثبت اسناد و املاک وجود دارد. در واحدهای مذکور می توان مبادرت به عمل ثبت شرکت یا ثبت تجاری نمود و شماره ثبت دریافت داشت. در بخش ها یا دهستان هایی که دفتر خانه اسناد رسمی وجود داشته باشد، تجار می توانند به طور موقت تجارتخانه خود را در دفتر خانه اسناد رسمی موجود ثبت نمایند. در این صورت حداکثر ظرف مدت سه ماه تاجر مکلف است به نزدیک ترین محل که دارای واحدی از واحدهای ثبت شرکت ها می باشد؛ مراجعه و نسبت به ثبت قطعی تجارتخانه خود در آن مرجع اقدام نماید. 

به استناد " آیین نامه دفتر تجاری " مصوب سال 1325 و اصلاحات بعدی موضوع مواد 16، 17 و 18 قانون تجارت در هر یک از مراجع ثبت شرکت ها و به منظور ثبت نام بازرگانان، بنگاه های بازرگانی و شرکت های تجاری، دفتر مخصوصی به نام دفتر ثبت تجاری که به تایید دادستان یا نماینده وی در محل رسیده است ؛ مفتوح می باشد. کلیه تجار و بازرگانان مکلف هستند ، عمل ثبت تجاری خود را در دفاتر مذکور ثبت نمایند. 

به استناد نظامنامه راجع به مواد فصل دوم و باب سوم قانون تجارت، کلیه تجار مکلف هستند ؛ شماره ثبت تجارتخانه خود را بر روی همه اوراق و اسناد منتشره درج کنند. ضمناَ کلیه تغییرات در امور تجارتخانه را نیز در دفتر ثبت تجاری منعکس نمایند. فوت، ورشکستگی، تصفیه حجر و ممنوعیت معاملاتی، تقسیم اموال و هرگونه موضوع دیگر مربوط به تاجر و تجارتخانه وی نیز باید در دفتر ثبت تجاری ثبت شود. 

باید توجه داشت که بحث ماده 18 قانون تجارت که شش ماه به تجار فرصت داده شده است تا تجارتخانه خود را به ثبت برسانند و شماره ثبت دریافت دارند و در کلیه اسناد و صورتحساب ها و نشریات خود، شماره ثبت را درج نمایند، ناظر بر زمان تصویب قانون تجارت بوده است. 

در شرایط کنونی تا تجارتخانه ای در مرجع ثبت شرکت ها به ثبت نرسد و شماره ثبت دریافت نکند و مراحل و موارد لازم را از طریق روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران و حداقل یکی از روزنامه های کثیرالانتشار کشور به اطلاع همگان نرساند، اجازه فعالیت ندارد. لذا ماده 18 . ق. ت ناظر بر شرایط کنونی کشور نمی باشد.